1月25日，张世湘主持紧急会议
针对全国新型冠状病毒感染的肺炎疫情，怀运集团高度重视。1月25日，党委书记、董事长张世湘主持召开紧急会议，部署全面工作。他要求，一是严格落实客运站进站、到站旅客体温检测工作，对体温检测异常旅客，做好登记台账，及时送留观室；二是各车站均设立留观室，对体温异常旅客进行留验观察处置；三是做好车站卫生消毒、消杀及营运车辆消毒工作，做到消毒不留死角；四是做好各车站一线工作人员防护工作，佩戴口罩上岗；五是及时联系省内各汽车客运站，根据对方关停情况，减少发班，科学合理安排班次；六是开展排查走访，组织人员到干部职工家中进行入户走访；七是各单位做好值班值守工作，保持通讯畅通，及时上报相关信息。
集团各运输单位严阵以待，全员上岗，严格落实车辆、站区卫生消毒消杀制度。各车站在每个进站口及出站口设立检查站，对每一名进站、出站旅客实施体温检测，按照上级要求设置留观室20处。按照怀化市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控指挥部命令，停运所有省际、市际客运班线。
1月26日，集团总经理梁任金紧急召集运输业务部、怀化片区运输单位主要负责人，召开客运生产会议，积极落实上级要求，调度调整各站班次计划，研究发布通知公告，确保上级各项要求落实到位。
截止到1月28日中午，集团所属各车站全部关闭，线路全部停运。为确保生产、疫情防控工作两不误，集团及各运输单位在此期间将对各线路如何灵活发班、合理安排班次进行研究、调整，为疫情结束后可能到来的客流高峰做好一切准备。